Tål inga avbrott - satsar på vardagskontinuitet

– Vi har skapat en modell som är enkel, praktisk och gör nytta för patienten, säger Agneta Karlsson, beredskapsstrateg.
Risk- och sårbarhetsanalyser har traditionellt varit säkerhetsmodellen och är fortfarande en viktig del av arbetet. Men landstinget i Kronoberg har tagit ett steg vidare och arbetar även med kontinuitetsplaner och åtgärdskalendrar.
– De greppar det vardagliga som måste fungera även i en kris. Riskanalyserna har på så sätt blivit integrerade med vardagen, säger Agneta Karlsson.

Målet är att skydda kritiska verksamheter från oförutsedda störningar, avbrott eller allvarliga händelser.
– Systemet fungerar, det visar erfarenheter från incidenter vi haft. Arbetet är en kombination av förebyggande åtgärder, reservrutiner och återgång till normaldrift.

Översyn och samordning görs brett och över verksamhetsgränser. Det handlar om att se samband mellan störning och konsekvens, upptäcka gråzoner.
Arbetet började inom teknisk driftsförsörjning som rör fastighetsservice, el, vvs, medicinska gaser, IT, telefoni med mera.
– Mer och mer i vår tekniska drift handlar om IT. Och vi är sårbara. Kan vi inte säkra den verksamheten kan det få ödesdigra konsekvenser för patienten. Den verksamheten är på tårna nu. Vid stormen Simone i höstas var fastighetsservice och IT först på banan.

Servicecentrums ledningsgrupp tog beslut att kontinuitetsplanering skulle genomföras och arbetsgrupper bildades inom olika verksamheter. Det togs fram en mall för planeringen och gjordes en bred riskanalys där riskerna sorterades i tre nivåer för såväl sannolikhet som konsekvens.
Kontinuitetsplanen har tydligt pekat ut vem som är ansvarig, hur planen aktiveras, hur risker identifieras. Den innehåller också planer för organisation vid händelser; larm och informationsspridning; rutiner och åtgärdskalendrar; utvärdering och uppföljning.

Landstinget har en strukturerad modell för rapportering av störning eller liknande. Den anställde meddelar varför denne rapporterar, vad som hänt och vad som gjorts, bedömning av läget och förslag på fortsatta åtgärder.
– Det finns brus som stör och vi försöker hitta det som finns i gråzonen.
Att reducera gråzonerna mellan traditionella ansvarsområden, anser Agneta Karlsson är en framgångsfaktor. Andra är att ledningen varit med från start, att man fått engagemang från verksamheterna och att det hela tiden finns en koppling till det praktiska arbetet.
– En viktig del är att driftsorganisationens kontinuitetsplaner är grunden för åtgärdskalendrarna hos den medicinska verksamheten. Kalendrarna innehåller viktiga åtgärder som den medicinska verksamheten ska vidta direkt för att öka patientsäkerheten.

Kontinuitetsplanering har även gjorts inom lokalvård, kost och restaurang, det ska göras inom transporter, ambulanssjukvård samt larm- och kommunikationstjänst.
– Det kan även användas för medicinsk verksamhet.

Arbetet har gett en kontinuitet före-under-efter, och kan även användas vid planerade avbrott. Tjänsteman i beredskap (Tib) får tidigare information, vilket höjt beredskapen och samordning mellan krisberedskap och tekniska driften har ökat.  Och den medicinska verksamheten har enhetliga åtgärdskalendrar.
– Kontinuitetsplaneringen  har helt enkelt varit ett stort kvalitetslyft för landstinget i Kronoberg, anser Agneta Karlsson.

Läs också

Effektivisering kan leda till störningsrisker