Effektivisering kan leda till störningsrisker

– Studien prioriterar redundans i rutiner. Redundans i resurser betonar så många andra, säger projektansvarige Tom Andersson, MSB.
Marginaler för tid, leveranser och lager har blivit allt snävare; frågan hur verksamheter klarar kontinuitet vid störningar allt angelägnare.

Kontinuitetshantering ska säkerställa att kritiska verksamheter fungerar på vissa miniminivåer, oavsett störningens natur eller orsak. Alltså en hållbar reservplan och generell motståndskraft
– Kontinuitetshantering är både förebyggande arbete och insatser i skarpt läge. Ofta tänker man på störningar som skapar avbrott i el, IT eller andra tekniska system och uppmärksamheten hamnar då på tekniska åtgärder. I projektet har vi arbetat med styrning och rutiner med syfte att sätta verksamheten i fokus, säger Tom Andersson och fortsätter:

– Uppstår avbrott eller störningar gäller det att växla över till reservsystem och processer och sedan så snabbt som möjligt återställa och återuppta ordinarie system och processer. Inom informationsområdet förutsätter det redundans i systemprocesser snarare än i materiella resurser.

Verksamheter är i dag allt annat än isolerade, snarare sammanflätade. Det gör organisationer starka, men också sårbara. En mångfald leveransvägar ökar motståndskraften. Hård konkurrens, små lager, snäva leveranstider och tidsramar motverkar redundansen.
–Effektivisering och rationalisering leder i sin extrema förlängning till allt för höga störningsrisker. Det minskar även ledtider mellan milda störningar och katastrofer. Den här motstridiga utvecklingen väcker frågor om balans.

Dagens krav på effektiv logistik innebär att leveransavbrott och störningar snabbt kan drabba fler verksamheter, processer och system, vilka i praktiken är beroende av varandra på många nivåer.
– Projektet har inriktats på hur kontinuitet kan utvecklas och underhållas i verksamhetsprocesser utan att förutsätta en standard eller modell.

I projektet har studier gjorts av två processer i sjukhusvård: läkemedels- och informationshantering.
– Skälet är att de ligger kärnverksamheten nära, har ett ökande behov av systemstöd och är dessutom beroende av varandra.

Tom Andersson konstaterar att det varit svårt att få fram siffror på verksamhetsstörningar.
– Dessa störningar drabbar många men ingen tillräckligt mycket för att denne ska känna ansvar. Generellt handlar det om svag processtyrning i hälso- och sjukvården. Kvalitetsledningssystem har bara några år på nacken. Men det finns också andra förklaringar. Hälso- och sjukvården är inriktad på katastrofmedicin, inte på resurs- och processtörningar i form av felaktig informations- och läkemedelshantering.
–Det vi vill se är starkare relationer mellan kvalitetsledning och säkerhets- och beredskapsarbete, att man jobbar tillsammans och inte i stuprör. Kontinuitet sträcker sig över hela skalan, från katastrofmedicin till ledning och allt där emellan.

Inom läkemedels- och informationshantering, de två delar som studerats, konstateras att det finns en kraftig underrapportering av avvikelser. I snitt rapporteras en-två avvikelser per anställd och år. Andelen läkemedelsavvikelser utgör några få procent.

Samtidigt visar kontroll av läkemedelslistor för enskilda patienter att över hälften av dem är felaktiga.
– Hur det blivit så vet vi inte. Men det är inga tvivel om att processtyrningen är svag. Det är tillfälliga lösningar. Effektivare rutiner och system för avvikelserapportering behövs.
Projektet ska i år följas upp med en nationell kartläggning av informationssäkerhetens effekter för patientsäkerheten i hälso- och sjukvården.

Läs också

Tål inga avbrott - satsar på kontinuitetshantering i vardagen